*****有限公司总务管理手册 题目：五金配件采购库存管理规定 修改 更改 序次 条款 C0 全部 本版首次发放。 第 6.7 章 第 1 页，共 4 页 第 C 版 第 0 次修改 审 核 批 准 生效日期 更 改 内 容 制 订： 审 核： 批 准： 批准日期： 生效日期： 未 经 同 意 不 得 复 印 *****有限公司总务管理手册 题目：五金配件采购库存管理规定 1．目 的 第 6.7 章 第 2 页，共 4 页 第 C 版 第 0 次修改 1.1 明确机动维修配件采购、库存和领用流程，降低成本，提高五金配件利用率； 1.2 规范五金配件的日常管理， 减少库存，保证合理的库存量，保障公司的水、电、气、动力等正常运行。 2.职 责 2.1 机动部主管负责安全配件采购申请及 做好委托付款，并负责做好安全配件清单。 2.2保管员负责按批准采购申请及招标清单验收、保管、盘点及按电工需求发放等工作； 2.3总务部主管负责批准采购申请及各项工作的日常管理。 2.4 管理本部及审计部对安全配件库存管理进行指导和监督。 3.申请采购要求及采购规定流程 3.1采购申请为“计划采购”和“紧急采购”。 3.1机动主管根据当月安全配件库存量，按照安全配件需要库存量及招标清单，每月5日前递交“计划采购”，采购清单上必须要注明部品名称、规格、品牌或产地、数量等内容，交本部门 主管批准。 3.2日常遇到紧急维修或临时工程施工无计划，需要立即完成或紧急维修需要采购为“紧急采购”。接到任务后立即测算所需的配件，立即开出“紧急采购”，采购清单上必须要注明部品名称、规格、品牌或产地、数量等内容，交本部门主管批准。 3.3采购申请前原则上先查阅库存报表，如有库存的不准购买，申请购买的配件物品原则上按公司有效招标结果申请购买。 3.4按照批准后采购清单要求供应商送货，采购清单用传真发给供应商。 3.5每月30日前由机动主管负责按照已批准好“计划采购”及“紧急采购”、供应商送货清单经保管员验收签名汇总核对后，开出PR申请表，按公司采购管理规定实施。 3.6非招标的维修配件不得与招标物品内一起申购。 3.7对于非招标物品且金额较少，提出《零用金开支前申请表》总务部主管和所部领导批准方可购买，帐务要求次月20日前清理完毕。 3.8对于较大型的电气安装和其他设施的改造工程，其中需使用的材料没在定标项目内且数量多或金额较大，应按三家报价上报采购监督定标，最终报公司领导批准后才能购买； 3.9如果非定标的物品，必须经采购监督审核定标和公司领导批准后购买，在安装使用过程中因特殊情况需增加数量而且急需使用应首先书面申请领导批准按定标价、同一品牌规格、同一家供应商按所需的数量 *****有限公司总务管理手册 题目：五金配件采购库存管理规定 购买； 3.10按规定做好委托付款帐务清理工作。 4.物品验收流程： 第 6.7 章 第 3 页，共 4 页 第 C 版 第 0 次修改 4.1凡是定标购买供应商送货，由总务部指定的保管员按送货清单及“计划采购”“紧急采购”清单，对照实物逐一核对规格、厂家、数量，确认无误（要求送货单上必须加盖公章）办理收货及入库手续，否则财务部有权拒付货款； 4.2保管员在验收时应认真负责把好验收第一关。如发现供应商在物品内夹有伪劣商品以次充好或供应商送货其中某一种物品与招标厂家不同，但规格、质量相同，立即拒收。同时及时报告机动主管或总务主管协调处理，对于性质恶劣的供应商报公司处理。 5.配件管理规定、建帐及领用管理规定 5.1保管员每次将接收的配件，分类摆放整齐，并建立卡帐，原则上帐务、卡、实物应相符。 5.2保管员在日常管理时如发现某些关键物品已低于安全配件库存数量及时报告机动主管，按照合理的库存量申请购买,原则上有库存的不再新购。 5.3机动人员在更换电器、其它配件首先在领用单签名申请，由保管员确认后规格、数量相同发放，并在物品卡上记录发放的数量及时间并签名； 5.4机动人员所领用的物品必须是生产设备更换使用，并由设备使用者在机动工作日记本上签名确认； 5.5机动人员领用的物品数量应实事求是，不得多领为私用或为他人私用，如抽查属实报总务主管予以处罚处理；（在当月奖按物品等值扣除奖金） 5.6机动因大型安装和改装所使用的电线、空气开关等物品根据场地的长度适量领用，多余的电线应及时退回机动仓库登记剩余数量； 5.7其他部门需领用某种物品首先经过机动主管的同意方可签名领用； 5.8 每月底对配件进行实物盘点，盘点报表(电子文档及书面)于次月10日前报管理本部及审计监督部备案。 5.9 管理本部及审计监督部将不定期对安全配件库存情况进行抽检。 6.旧、闲置物品的管理流程 6.1因某些专用设备停用或更新换代原有的部分配件已使用不上及时清理归类置放，并列出清单报相关部门处理或注明“旧物待回用”做好标识。 6.2凡是涉及危险品的废旧物资按公司环保规定处理，不得任意丢弃； *****有限公司总务管理手册 题目：五金配件采购库存管理规定 第 6.7 章 第 4 页，共 4 页 第 C 版 第 0 次修改 6.3机动清理出来的废旧物资按公司制订的《信华公司废品处理管理规定》进行处理，原则上每季度清理 处理1次，由机动主管将报废品清单上报总务部主管，总务部主管报管理本部统一处理，在审计监查 部监督下外卖处理。 7 附件记录 7.1《五金件采购计划清单》； 五金件采购计划申请表.xls 7.2《五金件库存盘点报表》。 五金清单盘点表.xls