物管档案的建立与管理
档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范的档案管理能有效地为楼宇及公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。物业管理的档案建立与管理必须采用先进电子计算机技术，通过档案“集中化、有序化、信息化”科学管理程序，达到资源共享、合理利用的目的。我们拟对小区内所有物业管理服务的项目采取标准化、制度化的管理原则，进行系统化处理、智能化运用，由具有专业素质的管理人员进行管理。
一、档案管理运作环节
1、 资料的收集
（1） 设立档案室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，由行政部负责档案的管理。建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。
（2） 从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料，物业构成的方方面面资源都要进行资料收集。
2、 资料分类整理
收集后的所有信息，由行政助理负责集中整理。根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。
3、资料归档管理
（1） 拟采用原始档案和电脑档案双轨制进行资料的归档管理。
（2） 采用多种形式的信息贮存方式，有电脑磁盘、CDR、照片等，分别采用相应的保管贮存方法。
（3） 档案分类组卷考虑小区管理实际科学细分，按不同业务性质、编号、造册、编辑、并分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能把其他形式档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。
（4） 档案的出室必须由行政助理经登记后方可借出；入室时，须由行政助理进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。行政助理需及时收回在外文件，严防文件的流失。
（5） 严格内部文件资料的保密制度，需保密文件及区域必须加密，确保文件的安全。
（6） 加强档案的安全管理，配置消防器材，档案柜、锁条例防盗、防火、防虫、防鼠、防潮湿的要求。
4、档案的运用
采用科学检查及多媒体查询的方法，随时可以查阅调用所有管理资料如客户资料、装修资料、财务状况等，文件目录条理清晰，便于档案使用查询、工作的监督和检查。
二、档案资料分类
（一） 接管移交档案资料
1、产权资料
（1） 规划图纸、项目批文、用地批文
（2） 建筑许可证、投资许可证、施工许可证
（3） 拆迁安置材料
2、技术资料
（1） 红线图、总平面图
（2） 地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告
（3） 工程合同、工程预决算
（4） 工程设计变更、通知及技术核算单
（5） 竣工图：
① 单晶体建筑、结构、竣工图
② 消防、燃气、智能化等工程及地下管网竣工图
（6） 房屋、消防、燃气竣工验收证明书
（7） 钢材、水泥等主要材料的质量保证书
（8） 新材料、构配件的鉴定合格证书
（9） 供水、供电、电梯、消防、智能化等设备的检验合格证书及其设备技术资料
（10） 砂浆、混凝土试块、试压报告
（11） 绿化工程竣工图
（12） 其他技术资料（智能化设备）
（二） 管理处自建档案资料
1、物业资料
（1） 服务区基本资料
（2） 分区资料
（3） 商业网点资料
（4） 娱乐设施资料
2、客户资料
（1） 客户入住资料（合同、入住通知单、管理公约、装修申请、验房表、费用托收协议等）
（2） 客户室内维修档案
3、 日常管理资料
（1） 值班表
（2） 交记录表
（3） 小区搬出（入）物品登记
（4） 日常事务巡视记录
（5） 事务回访登记表
4、车辆管理资料
（1）车辆详细资料
（2）车位使用协议
5、装修资料
（1） 装修申请表（附图纸）
（2） 装修工程队安全责任书
（3） 临时施工人员登记表
（4） 施工单位营业执照
（5） 消防责任书
6、维修资料
（1） 维修登记表
（2） 维修服务派工单
（3） 维修回访记录
（4） 公共设施维修记录
7、治安管理资料
（1） 日常巡查记录、交记录、值班记录
（2） 查岗记录、闭路电视监控系统录像带
（3） 物资搬运放行记录、紧急事件处理记录
8、设备管理资料
（1） 公用设施保养维修记录
（2） 机电设备保养维修运行记录
（3） 设备分承包方维修保养记录
（4） 设备检查记录
9、社区文化资料
（1） 各项活动计划及实话记录
（2） 社区文化活动图片及录像记录
（3） 新闻传媒报导
10、员工管理资料
（1） 员工个人资料、入职表格
（2） 业绩考核及奖惩记录
11、培训资料
（1） 各项培训计划及实施记录
（2） 培训考核记录
（3） 外出考评及参加演练记录
12、客户反馈资料
（1） 服务质量回访记录表
（2） 意见调查、统计记录
（3） 投诉及处理记录表
13、行政文件资料
（1） 部门文件
（2） 物业公司文件
（3） 管理处规章制度、通知、通报等文件
（4） 管理处荣誉一览表
（5） 管理处接待来访参观记录表