***有限公司
公司监理项目资料归档及编制要求的通知
公司各项管部及直属监理项目部：
为加强上海市建设工程监理有限公司监理项目资料管理，贯彻国家施工质量验收新标准，现决定从通知下发之日起执行本文件精神，望各监理项目部根据自己的单位工程的实际情况，建立完整的监理项目资料。
特此通知。
***有限公司工程
年 月 日
附：1、监理项目资料归档的要求 2、监理资料编制条目 3、监理资料台帐编制
监理项目资料归档的要求
监理项目资料档案的范围系指在工程项目建设监理工作过程中形成的具有保存价值的工程管理；工程检查和工程总结资料、工程声像资料以及电子文件。上述内容以下简称为档案。
一、职责
工程技术部负责并对监理项目部按照本通知的各项规定实施监理项目资料档案归档工作进行业务上的指导工作；对项目档案的完整性、合格性与准确性进行验收检查；并负责对公司档案室的建设和管理工作；
直属项目部由工程技术部负责管理，各项目管理部负责对各自所属工程项目进行管理。资料归档作为工程项目、总监理工程师考核内容的一项。
各项目管理部应配置和建立档案资料所需的设备和材料和配备经过培训，掌握档案编制要求的档案管理人员；指导和协助监理项目部进行建档工作；并对项目档案的完整性、合格性与准确性进行验收检查，确保项目资料档案及时归档；
监理项目资料档案实行总监理工程师负责制；在工程开始时，总监应指定专人负责对监理项目资料的保管和汇总工作；
在监理工作实施过程中，各专业监理工程师应各自负责收集、整理与本专业有关的资料，项目部应按要求，及时对相关资料进行处理、编码和存档；
在工程项目完成后，在通过竣工验收后一个月内，由总监负责检查资料的完整性，并按要求整理装订成册，报送项管部或工程技术部验收核准。
二、编制
监理项目的资料档案按如下内容及分卷要求进行编制： 第一卷
中标通知书、项目监理登记证、工程建设监理委托合同 总监理工程师任命书、总监代表授权书 监理规划
监理细则 第二卷
第一类资料：工程开工、停工和复工报审；施工方案和施工组织设计报审及
附件；工程款支付审核和监理工程师通知回复等资料；
第二类资料：监理工程师通知单、工程暂停令、质量事故报告及处理意见、
安全监理指令书、工程款支付证书、工程最终延期审批表、费用最终审批表、合同争议、违约报告及处理意见和合同变更材料。 第三类资料：监理工作联系单、安全监理联系单 第三卷
监理月报（包括安全监理月报） 监理日记（包括安全监理日记）
第四卷
监理实测实量、旁站、见证、测量复核和验收资料 住宅楼防渗漏有关资料
第五卷
会议纪要（图纸会审、设计交底、工程例会和专题会议等）及工程建设各方
往来函件。 第六卷
分部、分项工程质量评估报告及备案文件（验收） 单位工程质量评估报告 监理单位工程质量合格证明书 监理工作总结报告 工程竣工备案证明 监理业务手册
三、要求
1、档案必须真实、准确地反映工程建设过程中监理工作的实际情况，并按监
理工作程序进行分类、整理和编目，要求做到完整、准确和责任各方签证完备；档案应字迹清楚、图样清晰、图表整洁和签字盖章手续完备；档案应使用原件，并且应按公司受控文件的要求经检验为合格的文件资料。如确需使用复印件的应加盖项目部章，并注明原件存放处。
2、文件资料的排列与组卷
a） 按先批复后请示，先报审后文件，先正文后附件，先文字材料后附图
的要求组卷；
b） 监理工作管理性文件资料按时间顺序组卷；
c） 监理工作过程性文件资料按编号顺序组卷，复杂大型工程可按单位工
程分别组卷；
d） 监理工作总结性文件资料按时间顺序组卷。
3、在归档时拍摄的照片、录像应分别表明拍摄时间、拍摄地点、简要说明、拍摄者，录像还应表明放像用时间，应将底片、盘带、光盘全部归档、统一编目。
4、监理项目部使用计算机或使用监理软件或各种辅助性管理软件开展监理文件编制和管理工作的，应将监理过程中产生的电子文件进行归档。归档时应按电子文件的性质确定具体分类、编目规则。电子文件应刻录在不可擦的光盘上进行归档。
四、验收
1、监理项目资料档案编制完成后应及时报请相关人员进行项目档案验收工作，项目档案的验收工作应在项目通过竣工验收一个月内完成档案验收工作。
2、中、小型监理项目的档案应由项目总监、项管部档案主管人员、项管部主任工程师、工程部档案主管人员进行档案验收工作；大型监理项目的档案应由项目总监、项管部档案主管人员、项管部主任工程师、工程部档案主管人员、工程部负责人一起进行档案验收工作。
监理项目资料档案归档内容及分卷目录
类 别 案 卷 号 监理 工 作 管理性文 件 监理工 作 过程性文件 第五卷 监理工 作 总结性文件 第六卷 第三卷 第四卷 第二卷 第一卷 内 容 名 称 1．中标通知书、建设工程施工监理登记表、监理委托合同；立项、规划、施工许可证 2．总监理工程师任命书、总监代表授权书 3．监理规划 4．监理细则 1．第一类资料 2．第二类资料 3．第三类资料 4．监理月报、监理日记、安全监理日记 5．监理实测实量、旁站、见证、测量复核和验收资料 6．监理会议纪要及工程建设各方往来函件 1．分项、分部工程质量验收记录和质量评估报告 2．单位工程质量验收记录和质量评估报告 3．监理单位工程质量合格证明书 4．监理工作总结报告 5．竣工备案证明 6．监理业务手册 7．其他有参考价值的资料 影像资 料 电 子文 件 第七卷 第八卷 1．照片资料 2．录像资料 1. 图像文件 2. 数据文件 3. 文本文件 备注 注：1.上表中注明“”的为必须归档的监理项目资料，每个项目归档时不得遗漏； 2.第六卷“其他有参考价值的资料”：项目总监理工程师应根据工程建设监理实际情况，保留建设单位、设计单位和施工单位编制的具有工程项目建设管理参考价值的文件和资料。
监理项目资料档案验收表
项目名称 项目总监 建设单位 设计单位 施工单位 总卷数 监理项目许可证 文件（卷） 检 查 内 容 项目类型 项目等级 开工日期 竣工日期 声像电子(盒、册) 监理工作 1. 管理性文件内容收集齐全、系统和完整 管理性文件 2. 监理大纲、监理规划、监理细则结构齐全、内容完整 3. 过程性文件内容收集齐全、系统和完整 4. 监理月报、监理日记记述清晰完整无缺漏 有 无 监理工作 5. 往来函件、会议纪要内容完整、准确 过程性文件 6. 监理实测实量、旁站、见证、测量复核和验收资料真实、齐全 和准确 7. 工程检测资料、工程量、工期和价款审核资料真实、手续完备 监理工作 总结性文件 9. 工程质量评估报告、工程竣工验收报告、监理工作总结报告结 构齐全、内容完整 监理工作声 像、电子资10. 声像资料和电子文件档案收集齐全、标识完整 料 11. 组卷帧装规范、案卷排列合理、目录、封面字迹工整、无错 漏 监理档案 12.监理项目资料档案内容真实、准确地反映工程项目建设监理工 整体质量 作实际情况 13. 档案资料的形成、来源符合实际，单位和责任人员签章手续 完备 验收意见： 验收人员签字： 验收日期：
8. 总结性文件内容收集齐全、系统和完整