行政部组织结构与责权

一、行政部组织结构图 二、行政部职责 三、行政部权力 四、行政总监岗位职责 五、行政经理岗位职责

一、行政部组织结构图

行政总监 行政经理 安全保密主管 人事行政主管办公事务主管 后勤总务主管 前台接待主管 公关事务主管 车辆 主管 安 全 专 员 行政 专 员 办公专员秘 书 后勤专员 宿管专员 食 堂 管 理 专 员 保洁人员 绿化人员 接待专员 公关专员 司 机

二、行政部职责

职责1 职责2 根据领导意图和公司发展战略，负责起草重要文稿，牵头或协助公司的规划研究 负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作 职责3 公司会议组织、记录及记录归档工作 职责4 员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作 职责5 职责6 职责7 职责8 职责9 职责10 职责11 负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作 负责公司日常安全保卫及消防管理工作 负责公司车辆调动管理工作 负责公司总务后勤管理工作 负责公司对外宣传、公关工作 牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案 完成公司高层临时交办的工作 三、行政部权力

职责1 职责2 根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权 依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力 职责3 依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权 职责4 依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权 职责5 职责6 依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力 部门内部员工聘任、解聘的建议权

四、行政总监岗位职责

职责1 职责2 审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关关规章制度 审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年度计划方案 职责3 根据企业阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施 组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题 职责4 职责5 职责6 职责7 职责8 职责9 负责企业各系统思想、文化建设，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育 负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施 组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况 负责考核行政部各主管并向总经理提请行政部经理考核的建议 负责行政部突发事件的处理及总经理临时交办的工作

五、行政经理岗位职责

职责1 职责2 在行政总监领导下，负责管理和监督企业的行政、后勤总务、环境和保卫等工作 行政管理方针、和制度。指定人事管理和办公、行政管理的有关规章制度 职责3 负责组织行政季、月度行政后勤、保卫工作计划 职责4 本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作 职责5 职责6 职责7 职责8 职责9 职责10 职责11 组织收集各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作 做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与对口部门和有关团体、机构联络 负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况 贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合 负责召集本部门的有关工作会议 负责组织编写公司年度大事记 负责行政部突发事件及公司领导临时交办事件的处理

第二章 前台接待管理

一、接待主管岗位职责 二、接待专员岗位职责 三、客人来访登记表 1．公司前台来访客人登记表 2．前台接待来访记录表 3．物业公司前台来客登记表 四、前台接待日志表 五、函件收发登记表 1．信函与快件签收登记表 2．信函与快件寄送登记表 六、前台接待管理流程 1．预约客人来访接待工作流程 2．来电转接流程 七、收发文件管理流程 1．信函收发工作流程 2．接收信函、快件工作流程 3．寄送信函、快件工作流程 4．传真发文工作流程 5．传真收文工作流程 6．收文背签流程 八、前台接待流程

九、来电处理流程

一、接待主管岗位职责

职责1 职责2 制定前台接待工作年度计划，报行政部经理审批 协助制定前台接待处的岗位责任、操作规程及各项规章制度，并监督执行 职责3 对前台接待专员进行有效的培训和指导，提高其业务水平和服务素质 协助前台接待专员做好重要客人的接待工作及重要留言的落实情况 职责4 职责5 职责6 职责7 职责8 职责9 职责10 职责11 主持前台班次全面工作，创造和谐的工作气氛，减少工作环境中的磨擦 参加行政例会，及时了解员工的思想动态及困难，及时采取解决措施 受理直接下级上报的合理化建议，并按照公司相关规定程序处理 与公司各职能部门的协调及联系，协助组织公司的文化活动等 督导迎送工作，检查前台接待专员的仪表仪容、劳动纪律、礼仪及工作效率 负责向行政经理提请对前台接待专员绩效考核的建议并协助实施考核 负责检查、监督前台办公区域内的安全、清洁和消防工作 正确传达上级指示，及时对下级工作中的争议做出裁决 职责12 职责13 协助公关事务主管、行政经理处理各种社会公共关系 职责14 负责前台接待突发事件及公司领导临时交办事件的处理

二、接待专员岗位职责

职责1 职责2 服从前台接待主管的领导，按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务 负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理 职责3 熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息 职责4 负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档 职责5 职责6 职责7 职责8 职责9 职责10 职责11 负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存 配合接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作 负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养 维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养 执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡 负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记 对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见 职责12 完成领导交办的其他或临时工作

三、客人来访登记表

1．公司前台来访客人登记表

年 月 日

序姓名 号 所在单位 来访人数 是否预约 被访人 事由 姓名 部门 时间 备离开 注 到达 1 2 3 4 5 … 编制： 审核：

2．前台接待来访记录表

来访人 姓 名 来访人 单 位 来访 时间 接待人 接待 内容 简况 处理意见： 处理结果： 编制： 审核：

3．物业公司前台来客登记表

年 月 日

序号 姓所在单位 名 来访人数 联系方式 是否预约 被访单位及 被访人姓名 来访 事由 时间 备离开 注 进入 1 2 3 4 5 … 编制： 审核：

四、前台接待日志表

日期 年 月 日 记录人 姓名 签到时间 姓名 签到时间 考 勤 记 录 收发记录 接待记录 电话记录 备注 编制： 审核：

五、函件收发登记表

1． 信函与快件签收登记表

日期 来件单位 编号 数量 密（速）级 接受部门 签收人（签字） 编制： 填表人：

2． 信函与快件寄送登记表

日期 送寄部门 编号 数量 密（速）级 送达单位 接收人 送寄人（签字） 编制： 填表人：

六、前台接待管理流程

1．预约客人来访接待工作流程

前台接待主管 前台接待专员 客人 各职能部门 开始 ①整理当天 预约记录 ②确认与提醒 访问事宜 告知来访者情况 配合 ③来访登记 来访 ④通知被访者 客人等待 ⑤确认来访 告知相关事宜 ⑥引领会见 准备接待 来访客人 接待来访 客人 审核 ⑦来访信息录入， 记录汇总 送走客户 ⑧存档 结束

2．来电转接流程

前台接待专员 外部单位人员 开始 各部门或员工 ①听到电话铃响 拨通电话 ②拿起话筒接听 ③倾听来电事由 范围内 ④ 处理 范 围 外 ⑤转接 在单位 明确被访人在否 接电 不在 ⑥告知情况 ⑦留言记录 结束

七、收发文件管理流程

1．信函收发工作流程

行政部经理 前台接待专员 开始 各职能部门 ①接收信函 审核 ②登 记 ③分 信 有 是否有明确收信人 无 ④拆 信 接 收 审核 ⑤回 信 ⑥寄 信 ⑦登记信息 结束

2．接收信函、快件工作流程 前台接待主管 前台接待专员 各职能部门 外部单位 开始 ①签 收 发来信函、文件 ②登 记 ③筛 选 ④分 送 接 收 ⑤记录存档 结束

3．寄送信函、快件工作流程

前台接待主管 前台接待专员 各职能部门 开始 外部单位 ②签 收 ①交待寄送信函、文件事宜 ③登 记 ④联络相应单位 ⑤接到服务要求 处理发送 结束

4．传真发文工作流程

行政部经理 前台接待专员 员工 开始 审批 填写申请表 ①提出申请 ②登 记 ③发传真 ④原件存档 结束

5．传真收文工作流程

行政部经理 前台接待专员 开始 各部门或员工 ①收 文 ②登 记 ③复 印 ④存 档 签收 ⑤转交文件 接收 结束

6．收文背签流程

总经理 前台接待专员 开始 各部门或员工 审核 ①递交文件 ②签 字 ③转 交 ④存 档 结束

八、前台接待流程

开始 看到客人，礼貌招呼 问明来访事由，登记 九、来电处理流程

通知被访人 安排客人等待地点 引领客人到达等待地点 奉茶或饮料，请客人稍等 微笑离开 结束

开始 电话接通，礼貌招呼 问明来电事由 电话处理 电话留言记录 电话记录归档 结束