一、工程开工前应收集的资料：
1、工程中标通知书。
2、施工单位营业执照、资质证书、安全生产许可证、相关职业人员资格证书、特种作业人员等证件、所有证件必须加盖施工单位公章。
3、施工合同
4、开工报告
5、经监理批准的施工组织设计、施工方案
6、施工图纸会审记录
7、技术交底记录
8、测量定位记录
二、施工物资资料要齐全有效。
工程中物资种类较多，各种物资进场均要提供产品合格证、检验报告等质量证明文件。当使用复印件时，要清晰、齐全、有效，并且加盖建设单位公章，并有经办人签字和时间，并注明进场时间及使用部位。
三、施工记录内容要详细具体。
施工记录是施工过程要详细具体，并要与技术交底保持一致，如钢筋绑扎隐检，要写清钢筋的品种、规格、数量、位置、锚固和接头位置、搭接长度、保护层厚度等情况。
四、施工试验记录要及时、齐全。
施工试验合格是检验批（分项分部）工程验收的前提条件，凡进入现场的原材料，每批都应出具生产厂家的质量保证书、检验合格证，每批次的原材料
都应按规定的数量进行检验。如钢筋连接试验报告是钢筋安装检验批验收的前提，混凝土试验报告是混凝土施工检验批验收的前提。所以施工试验记录要严格的进行，不能遗漏，以免影响后续施工。重视施工中的试验环节，因为只有通过见证取样、进行试验出来的资料才能真实反映工程的实际情况。工程资料是项目部对工程项目实施过程中逐步形成的，是工程建设过实、全面的反映，对控制工程质量有着至关重要的作用。因此做好施工质量试验尤为重要，为了做到不遗漏，在施工之前要先行列出需要送检的施工试验记录表，例如混凝土试块的送检、钢筋取样的送检、构造柱、和砂浆试块的送检等。
五、检验批验收记录检查项目要填写齐全。
检验批是工程验收的最小单位是分项工程乃至整个建筑工程质量验收的基础。因此检验批中各项评定合格与否直接影响到分项工程乃至整个建筑工程质量验收。检验批中各个应检项目不应漏填。如有预埋件部位的钢筋安装检验批中的预埋件项，有施工缝部位的混凝土施工检验批中的施工缝项。
六、资料的进度：
资料的进度要跟上施工的进度，施工到哪里、资料到哪里，资料的时间要与施工时间一致，要符合工程的实际施工情况。
资料的完善：施工资料是施工单位在工程施工过程中形成的资料，可分为施工质量保证资料、技术资料、安全资料；它包含了整个建筑物施工开始到结束，所产生的文件内容，有联系外单位（建设、设计、勘察、监理等）的文件；记录工程的质量、技术及安全等情况（包括新工艺、原材料检测、检验）；是施工全过程的记录文件。因此，施工资料应该严格按照规范编写，真实的反映施工现场的技术、质量情况。资料的形式有：纸质资料、图片资料等。所有资料要
符合工程的实际情况，并且要做到资料真实有效、签字盖章齐全，不得代签，以保证资料的完善度，且提高资料的质量。
五、材料取样规范
（一）土建
1、取样规范应根据河口区质量监测站的规范进行，例如：钢筋取样规范，根据河口区质量检测取样规范，填写委托单，并报监理进行盖章，钢筋取样为每种型号三长三短，长50cm、短30cm，若初试不合格，需要进行复试，复试钢筋取样为双倍。钢筋焊接件取样规范，每层钢筋焊接都需要取样送检，分为试焊和施工焊，每种型号钢筋焊接件取样为三长三短，长50cm、短30cm，若初试不合格，需要进行复试，复试焊接件取样为双倍。
六、档案馆提交资料要求
1、土建部分图纸会审记录，须由设计单位、建设单位、监理单位、施工单位盖章。
2、工程定位测量记录
3、基槽验线记录
4、地基钎探记录和钎探平面布置图
5、地基验槽检查记录
6、地基处理记录
7、设计变更通知单
8、砂、石、砖、砌块、钢筋材料的出厂证明文件、复试实验报告：按顺序将每种材料的出厂、进厂、复试试验报告放在一起。
9、土壤试验报告
10、砂浆试块强度检测报告
11、混凝土试块抗压强度检测报告
12、混凝土抗渗试验报告
13、商品混凝土出厂合格证、复试报告：由商混站提供
14、钢筋焊接试验报告
15、锚固检测报告
16、混凝土回弹检测报告
17、钢筋隐蔽工程验收记录
18、其他隐蔽工程验收记录
19、楼层平面放线记录
20、楼层标高抄侧记录
21、沉降观测记录
22、屋面、淋水蓄水试验检查记录
23、厕所、厨房、阳台等有防水要求的地面泼水蓄水试验检查记录
24、建筑物垂直度、标高测量记录
25、建筑物垂直度、标高测量记录
26、建设工程质量事故报告
27、分项工程验收记录
28、分部（子分部）工程质量验收记录
29、基础主体工程验收记录
（二）安装
1、安装工程图纸会审记录
2、安装工程设计变更通知单
3、电工套管、开关插座、阀门、给水管材管件、排水管材管件、电线电缆、配电板。暖气片等材料的出厂证明文件、复试报告：
按顺序将每种材料的出厂、进厂、复试试验报告放在一起。
4、隐蔽工程验收记录
5、电气接地电阻、绝缘电阻、通电、满负荷测试记录
6、给排水、消防、采暖、燃气、灌水、通水、吹洗、试压、通球、阀门等试验记录
7、电气照明、动力、给排水、采暖、燃气等系统调试、试运行记录
8、安装工程建设工程事故质量报告
9、分部（子分部）工程质量验收记录
（三）建筑节能
1、施工企业资质：其中门窗工程、外墙保温工程还需要提供特种作业人员证件以及近三年的工作业绩
2、施工审图机构审查合格的建筑节能设计文件、图纸会审记录、设计变更和洽更（设计图纸说明）
3、主要材料、设备、构配件的质量证明文件、进场检验记录、进场核查记录、进场复验报告、见证试验报告
4、隐蔽工程验收记录和相关图像资料
5、分项工程质量验收记录
6、建筑维护结构节能构造现场实体检测记录
7、外窗气密性现场检测报告
8、风管及系统严密性检验记录
9、现场组装的组合式空调机组的漏风量测试记录
10、设备单机试运转及调试记录
11、系统联合试运转记录
12、系统节能性能检验报告
13、其他对工程质量有影响的重要技术资料
14、门窗、外墙、屋面、幕墙等节能工程必须单独组卷、分装。
（四）竣工图
1、综合图
2、室外专业图
3、专业竣工图
（五）竣工验收文件
1、工程概况表
2、工程竣工总结
3、单位（子单位）工程质量验收记录
4、竣工验收报告表
5、专项验收认可文件（环保验收文件，消防验收意见书防雷装置检测书、验收文件，节能建筑认定申请表、规划验收合格证、竣工决算及审计文件，工程竣工验收备案表）
6、工程质量保修书